Waarom voorraad zo vaak niet klopt
Zelden door slordigheid. Meestal doordat er meerdere plekken zijn waar voorraad verandert: de webshop, de winkel, een marktplaats, en de magazijnmedewerker die iets afschrijft.
Zodra twee van die plekken elkaar niet direct bijwerken, ontstaat er een venster waarin je verkeerde informatie toont. Hoe meer kanalen, hoe groter dat venster, en hoe vaker je in de problemen komt.
Eén bron, altijd
De belangrijkste beslissing is welk systeem de waarheid over voorraad bevat. Dat is meestal je ERP of je kassasysteem, zelden je webshop.
Alle andere kanalen halen hun standen daar op en schrijven hun verkopen daarnaartoe terug. Zodra twee systemen allebei denken dat zij de bron zijn, krijg je verschillen die niemand kan verklaren.
Realtime waar het moet
Voorraad en orders wil je zo dicht mogelijk bij realtime, want daar zit de pijn. Artikelgegevens en prijzen kunnen prima periodiek.
Is realtime niet haalbaar omdat je systeem alleen periodieke exports levert, dan werk je met een buffer: toon online een of twee stuks minder dan er ligt. Dat kost je een enkele verkoop en voorkomt de annuleringen die veel duurder zijn.
Gereserveerde voorraad
Een veelgemaakte fout is voorraad pas afboeken bij verzending. In de tussentijd kan hetzelfde exemplaar nog een keer verkocht worden.
Boek af of reserveer op het moment van bestellen, en geef gereserveerde stuks vrij als een bestelling vervalt. Bij producten met korte levertijden en veel omloop is dit het verschil tussen een kloppende voorraad en een permanent gedoe.
Wat je toont als iets op is
Een product dat op is, hoeft niet te verdwijnen. Toon het met een verwachte leverdatum, of met de mogelijkheid om een bericht te krijgen zodra het er weer is.
Dat laatste levert je een e-mailadres en een gekwalificeerde klant op in plaats van een bezoeker die weggaat. Verwijder je de pagina, dan verlies je bovendien de vindbaarheid die je erop had opgebouwd.
Voorraad over meerdere locaties
Heb je een winkel en een magazijn, dan is de vraag welke voorraad je online toont. De optelsom kan misleidend zijn als het winkelexemplaar niet verzendbaar is.
Toon per locatie waar dat kan, en maak duidelijk wat er verzonden kan worden en wat alleen af te halen is. Dat is bovendien precies de functionaliteit waarmee een fysieke winkel zich onderscheidt van een pure webshop.
Waar je begint
Met tellen hoe vaak je nu een bestelling moet annuleren wegens voorraad. Dat cijfer is meestal hoger dan verwacht en maakt de businesscase in één keer concreet.
Daarna kijk je welk systeem de bron moet zijn en welke koppelingen daarvoor nodig zijn. Vaak blijkt de helft van het probleem opgelost met één koppeling en een buffer.
Veelgestelde vragen
Hoe voorkom ik dat ik iets twee keer verkoop?
Door voorraad te reserveren op het moment van bestellen in plaats van bij verzending, en door één systeem als bron aan te wijzen waar alle kanalen uit putten.
Wat als mijn kassasysteem geen realtime koppeling heeft?
Dan werk je met periodieke synchronisatie plus een buffer: toon online iets minder dan er ligt. Niet ideaal, wel werkbaar, en aanzienlijk beter dan twee losse voorraden.
Moet ik uitverkochte producten verwijderen?
Liever niet. Je verliest de vindbaarheid van die pagina. Toon in plaats daarvan de verwachte leverdatum of een meldingsoptie, dan houd je de bezoeker vast.
Kan ik voorraad per winkel tonen?
Ja, als je kassasysteem voorraad per locatie bijhoudt. Dat is een van de meest gewaardeerde functies voor klanten die willen weten of langskomen zin heeft.