Wat een ERP doet
Een ERP-systeem is de administratieve ruggengraat van een bedrijf. Het houdt bij wat je hebt (voorraad), wat je hebt verkocht (orders), wat je hebt ingekocht, wat er betaald is en wat er nog open staat.
De kern van het idee is dat die gegevens op één plek staan in plaats van in vijf losse systemen. Als een order binnenkomt, weet je meteen of het product er is, wat het je kostte en wat je eraan verdient.
Wanneer je er een nodig hebt
De meeste bedrijven groeien er vanzelf in. Je begint met een boekhoudpakket en een voorraadlijst, en op enig moment kloppen die niet meer met elkaar.
De signalen zijn herkenbaar: iemand tikt gegevens over van het ene systeem naar het andere, je voorraad klopt structureel niet, en niemand kan zeggen wat een order werkelijk oplevert. Dat is het moment waarop losse systemen meer kosten dan een gezamenlijk systeem.
ERP versus boekhoudpakket
Een boekhoudpakket kijkt achteruit: het legt vast wat er gebeurd is voor de belastingdienst en de accountant. Een ERP kijkt ook vooruit: wat moet ik inkopen, wat kan ik beloven aan levertijd, waar loop ik vast.
In Nederland is de grens vaag geworden, omdat pakketten als Exact zowel boekhouding als voorraad en orders doen. De vraag is dus niet welk etiket erop zit maar of het systeem je bedrijfsproces aankan.
Waarom de koppeling met je webshop ertoe doet
Een webshop zonder koppeling is een tweede administratie. Iemand tikt orders over, iemand werkt voorraad handmatig bij, en tussen die twee handelingen zit de tijd waarin je verkeerde informatie toont.
Met een koppeling gaat een bestelling automatisch naar je ERP, daalt je voorraad direct in de shop, en komt de factuur op de juiste plek terecht. Dat scheelt uren en, belangrijker, het scheelt fouten die je klant merkt.
Wat er zoal gekoppeld wordt
De vier stromen die vrijwel altijd terugkomen: artikelen en prijzen van ERP naar shop, voorraad van ERP naar shop, orders van shop naar ERP, en klantgegevens in beide richtingen.
Daarnaast per situatie: staffels en klantspecifieke prijzen bij B2B, facturen en track-and-trace terug naar de klant, en retourverwerking. Welke je nodig hebt hangt af van je proces, niet van wat technisch mogelijk is.
Wat het kost
De koppeling zelf is meestal het kleinere deel. Een standaardkoppeling tussen gangbare systemen begint rond 6.500 euro; met maatwerk of complexe B2B-processen loopt dat op naar 15.000 euro of meer.
De grootste kostenpost is bijna altijd het opschonen vooraf: artikelnummers die niet overeenkomen, dubbele klantrecords, en velden die door de jaren voor twee doelen gebruikt zijn. Dat is werk dat je toch een keer moet doen.
Waar wij dit doen
Wij koppelen webshops aan onder meer Business Central, Exact Online, AFAS en branchesystemen zoals CycleSoftware. Dat is onze niche: veel bureaus stoppen bij de afrekenpagina, wij kijken naar de keten erachter.
We beginnen altijd met de vraag welke gegevens waarheen moeten en welk systeem eigenaar is van welk veld. Zonder dat document wordt elke koppeling een discussie achteraf.
Veelgestelde vragen
Is Exact Online een ERP?
Voor veel MKB-bedrijven functioneert het als zodanig, zeker met de voorraad- en ordermodules erbij. Of je het ERP of boekhoudpakket noemt maakt niet uit; de vraag is of het je proces aankan.
Kan ik mijn webshop koppelen aan elk ERP?
Als het systeem een API of een export biedt, vrijwel altijd. Voor minder gangbare pakketten werken we met een tussenlaag. We kijken eerst of het in jouw situatie loont voordat we bouwen.
Wat gebeurt er als de koppeling uitvalt?
Een goede koppeling draait via een wachtrij met automatische herhaling en een logboek. Mislukte synchronisaties worden opnieuw geprobeerd en zijn altijd te herleiden, zodat er geen orders verloren gaan.
Moet ik eerst een ERP hebben voordat ik een webshop bouw?
Nee, en het is vaak juist verstandig andersom te beginnen. Bouw de shop zo dat koppelen later eenvoudig is, met nette artikelnummers en een schone productstructuur.