Privacyverklaring

Exceptis is gevestigd aan de Nansenstate in Ede en sinds 2013 actief als digital agency. We bouwen websites, webshops en ERP-koppelingen voor MKB-ondernemers in Nederland.

Contactgegevens:

• Adres: Nansenstate 13, 6716 NH Ede
• Telefoon: +31 318 787 288
• E-mail: info@exceptis.nl
• KvK-nummer: 69567425
• Btw-nummer: NL857921903B01

Voor privacy-gerelateerde vragen: privacy@exceptis.nl

Bij contact via onze website en in de uitvoering van opdrachten verwerken wij onder andere:

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam en KvK-nummer
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Inhoud van je bericht of offerteaanvraag
• IP-adres en technische gegevens van je apparaat (browser, besturingssysteem)
• Pagina-context (welke pagina je het formulier hebt ingevuld, herkomst-website)

Wij verzamelen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze worden verzameld.

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het beantwoorden van je contactverzoek of offerteaanvraag
• Het uitvoeren van overeenkomsten die we met je sluiten
• Het versturen van facturen en het afwikkelen van betalingen
• Het bijhouden van klantcontact-historie in onze CRM
• Het verbeteren van onze website, met statistiek waarvoor je vooraf toestemming geeft (zie sectie 6)
• Het meten van de prestaties van onze advertenties, alleen met jouw toestemming (zie sectie 6)
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bv. boekhouding 7 jaar)

De AVG vereist een rechtsgrond per verwerking. Voor Exceptis gelden:

• Uitvoering overeenkomst en voorbereiding daarvan: vraag je een offerte of contact aan, dan verwerken we je gegevens om je vraag te beantwoorden en een eventuele overeenkomst voor te bereiden. Wordt je klant bij ons, dan verwerken we de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering.
• Toestemming voor cookies: statistiek- en marketingcookies plaatsen we alleen nadat je daar via de cookiebanner uitdrukkelijk ja tegen hebt gezegd. Je kunt die toestemming op elk moment intrekken (zie sectie 6).
• Wettelijke verplichting: voor fiscale en administratieve verplichtingen (factuur-bewaartermijn).
• Gerechtvaardigd belang: voor het beantwoorden van algemene vragen, het beveiligen van onze websites tegen misbruik en het bijhouden van klantcontact-historie ter verbetering van de dienstverlening.

Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Contactformulier-inzendingen zonder vervolg: 12 maanden, daarna verwijderd
• Lopende offertes en projecten: gedurende de looptijd plus 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Klantadministratie en facturen: 7 jaar (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen)
• IP-adressen in server-logs: 30 dagen
• Cookies en vergelijkbare opslag: de bewaartermijn per cookie staat in sectie 6
• Statistiekgegevens in Google Analytics: gegevens die aan je browser zijn gekoppeld bewaren we 14 maanden, gedetailleerde gebeurtenisgegevens 2 maanden

Deze verklaring geldt voor exceptis.nl en voor de andere websites van Exceptis, zoals onze regionale websites.

Je kunt onze websites gebruiken zonder dat we statistiek- of marketingcookies plaatsen. Bij je eerste bezoek vragen we via de cookiebanner wat je wilt. Weiger je, of doe je niets, dan plaatsen we niets en maakt je browser geen verbinding met Google. Weigeren is net zo makkelijk als accepteren.

We onderscheiden drie categorieën:

• Functioneel: onze websites werken zonder cookies. Alleen je cookiekeuze zelf slaan we op in je browser (onder de naam exceptis-consent), zodat we je niet bij elk bezoek opnieuw hoeven te vragen. Die keuze geldt 180 dagen. Hiervoor is geen toestemming nodig.
• Statistiek: alleen met jouw toestemming meten we met Google Analytics 4 hoeveel mensen onze websites bezoeken, welke pagina's ze bekijken en hoe ze ons vinden. Zo kunnen we onze websites verbeteren.
• Marketing: alleen met jouw toestemming kunnen we meten hoe onze advertenties presteren, bijvoorbeeld of een aanvraag via een Google Ads-advertentie is binnengekomen.

Dit zijn de cookies en opslag die kunnen worden geplaatst. De namen zie je ook terug in de instellingen van je browser.

Statistiek, alleen met toestemming:

• _ga: onderscheidt bezoekers van elkaar, zodat we niet steeds dezelfde persoon opnieuw tellen. Geplaatst door Google Analytics. Bewaartermijn: 2 jaar.
• _ga_ gevolgd door een code: onthoudt het verloop van je bezoek (de sessie). Geplaatst door Google Analytics. Bewaartermijn: 2 jaar.
• FPID: doet hetzelfde als _ga, maar wordt door onze eigen tagserver geplaatst en kan niet door scripts worden gelezen. Alleen op exceptis.nl. Bewaartermijn: 2 jaar.
• FPLC: hulpcookie om bezoeken over verschillende domeinen aan elkaar te koppelen. Alleen op exceptis.nl. Bewaartermijn: 20 uur.

Marketing, alleen met toestemming:

• FPAU: Google-cookie voor het meten van advertentieprestaties. Alleen op exceptis.nl. Bewaartermijn: 90 dagen.
• _gcl_ls: opslag in je browser (geen cookie) die de Google-tag gebruikt bij advertentiemeting. Wordt alleen aangemaakt als je marketing toestaat en blijft staan tot je je browsergegevens wist.

Als je statistiek of marketing toestaat, maakt je browser verbinding met onze eigen tagserver (sst.exceptis.nl, bij Hetzner in Duitsland) en daarnaast rechtstreeks met Google. De metingen sturen we vanaf onze eigen server door naar Google Analytics. Google kan daardoor je IP-adres en browsergegevens ontvangen en kan gegevens ook buiten de Europese Unie verwerken. We gebruiken je naam of e-mailadres hier niet voor. Een cookie maakt je browser wel herkenbaar, daarom beschouwen we de gegevens als persoonsgegevens en vragen we toestemming. Er worden geen andere trackers geladen, zoals sociale-mediapixels, en er zijn geen ingesloten kaarten of video's.

Je keuze wijzigen of intrekken kan op elk moment en is net zo makkelijk als toestemming geven. Klik onderaan elke pagina op Cookies of gebruik deze knop:

Cookie-instellingen openen

Na het intrekken plaatsen we geen nieuwe cookies meer en stopt de meting. Onze website wist daarbij de cookies en opslag van de categorie die je uitzet. Alleen de cookie FPID (die we alleen op exceptis.nl gebruiken) kan een website niet zelf verwijderen. Die blijft staan tot hij verloopt, maar wordt dan niet meer gebruikt. Je kunt cookies ook altijd zelf verwijderen via de instellingen van je browser. Vragen over cookies? Mail privacy@exceptis.nl.

Exceptis schakelt voor de werking van de dienst de volgende partijen in die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken:

• Hetzner Online GmbH (Duitsland): hosting van onze websites, onze tagserver, ons CRM en onze e-mail, plus onze versleutelde back-ups. EU-datalokatie, ISO 27001-gecertificeerd. Met Hetzner hebben we op 8 oktober 2026 een verwerkersovereenkomst gesloten
• Google (Google LLC, VS): Google Analytics 4 en Google Ads voor statistiek en advertentiemeting, alleen met jouw toestemming (zie sectie 6). Voor Google Analytics hebben we de gegevensverwerkingsvoorwaarden van Google geaccepteerd. Ook gebruiken we Gmail om e-mail te ontvangen en te beantwoorden
• Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Ierland): afhandeling van betalingen en SEPA-incasso's van klanten
• Externe boekhouder (Nederland): onze financiële administratie en btw-aangifte, met facturen en de bijbehorende klantgegevens
• Cloudflare, Inc. (VS): beheer van de domeinnamen (DNS) van een deel van onze websites. Het verkeer van bezoekers loopt niet via Cloudflare
• Perfex CRM (eigen installatie bij Hetzner): opslag van aanvragen en klantcontact-historie

Daarnaast gebruiken we AI-diensten (taalmodellen van onder andere Anthropic en Google) voor het schrijven van pagina-inhoud. Daarvoor sturen we alleen gegevens over Exceptis zelf mee, geen persoonsgegevens van bezoekers of klanten. Het zijn daarom geen verwerkers.

Wij verkopen of verhuren je gegevens nooit aan derden voor marketing-doeleinden.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onrechtmatige toegang of misbruik:

• SSL/TLS-encryptie op alle webverkeer (HSTS preload)
• Dagelijkse versleutelde backups (Borg, Hetzner Storage Box)
• Two-factor authentication op alle administratieve toegang
• Server-hardening (fail2ban, key-only SSH, restrictieve firewall)
• Regelmatige security-updates
• Toegang tot persoonsgegevens beperkt tot medewerkers die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden

Onder de AVG heb je de volgende rechten ten aanzien van je persoonsgegevens:

• Recht op inzage: je kunt opvragen welke gegevens we van je hebben
• Recht op correctie: je kunt onjuiste gegevens laten aanpassen
• Recht op verwijdering: je kunt vragen om je gegevens te wissen (mits geen wettelijke bewaarplicht geldt)
• Recht op beperking: je kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: je kunt een digitaal afschrift van je gegevens opvragen
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming in te trekken: voor verwerkingen op basis van toestemming

Stuur je verzoek naar privacy@exceptis.nl. We reageren binnen 4 weken. Voor verificatie kunnen we vragen om aanvullende identificatie.

Heb je een klacht over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem eerst contact met ons op via privacy@exceptis.nl. Komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen melden we dat actief aan klanten met een lopende relatie.