Wat een artikelbestand is
Leveranciers en importeurs stellen hun artikelgegevens beschikbaar: omschrijvingen, codes, prijzen en vaak beeldmateriaal. Kassasystemen in de tweewielerbranche halen die bestanden op, zodat je niet elk artikel zelf hoeft in te voeren.
Bij een deel van die leveranciers komt er een voorraadindicatie bij, en kun je in veel gevallen ook bestellingen naar ze versturen en pakbonnen inlezen.
Daarmee ontstaat de mogelijkheid om artikelen aan te bieden die jij niet op voorraad hebt, maar je leverancier wel. Je aanbod groeit zonder dat je inkoopt.
Een indicatie is geen garantie
Hier gaat het vaakst mis. Een voorraadindicatie zegt hoeveel er stond op het moment van uitwisselen, niet hoeveel er staat op het moment dat jouw klant bestelt.
Tussen die twee momenten kan een andere winkel de laatste twee stuks hebben gekocht. Bij courante artikelen valt dat mee, bij schaarse onderdelen en populaire modellen niet.
Behandel het dus als wat het is: een indicatie die je helpt beslissen of je iets aanbiedt, en niet een belofte die je op je productpagina als harde voorraad neerzet.
Nabestelling en levertijd eerlijk tonen
Als je artikelen aanbiedt die je niet in huis hebt, moet dat zichtbaar zijn. Niet in kleine letters onderaan, maar op de plek waar iemand op de knop drukt.
Werk met duidelijke labels. Op voorraad in de winkel betekent vandaag mee. Op voorraad bij leverancier betekent een paar werkdagen. Op bestelling betekent dat je het aanvraagt en terugkoppelt.
Dat kost je een enkele bestelling van iemand die het morgen wilde hebben. Het bespaart je de klant die na een week belt omdat hij niets heeft gehoord, en dat is de klant die een recensie achterlaat.
Wat het met je retouren en je marge doet
Verkeerde verwachtingen zijn de duurste vorm van omzet. Een bestelling die te laat komt, wordt geannuleerd of retour gestuurd, en dan heb je de verzendkosten, de handling en het humeur van de klant erbij gekocht.
Hou daarnaast in de gaten wat het doet met je inkoopmarge. Losse nabestellingen leveren zelden dezelfde condities op als een verzamelbestelling, en de verzendkosten per stuk kunnen een klein artikel verlieslatend maken.
Reken dat door voordat je een hele catalogus openzet, niet erna.
Wanneer je het beter niet doet
Bij artikelen waar snelheid het verkoopargument is. Wie een ketting nodig heeft omdat zijn fiets stilstaat, wil vandaag geholpen worden en niet volgende week.
Bij producten met veel varianten waar de kans op verkeerd bestellen groot is, want dan neem je de retour vooraf voor lief.
En bij alles wat je niet kunt uitleggen. Als jij niet in een zin kunt zeggen wanneer het er is, kan je klant het ook niet begrijpen.
Hoe je het verstandig inricht
Zet het per productgroep aan in plaats van in een keer voor alles. Begin met de groepen waar levertijd geen bezwaar is, zoals accessoires, kleding en onderdelen die mensen vooruit plannen.
Zorg dat de labels automatisch meelopen met de bron, zodat iets wat weer op voorraad is dat ook direct laat zien. En houd een lijst bij van wat er misgaat, want daaruit blijkt vanzelf welke leveranciers je indicatie wel en niet kunt vertrouwen.
Veelgestelde vragen
Kan ik artikelen verkopen die ik niet op voorraad heb?
Ja, mits je eerlijk bent over de levertijd. Veel leveranciers geven een voorraadindicatie mee, en die kun je gebruiken om te bepalen wat je aanbiedt. Zet het niet neer als voorraad die je zelf hebt liggen.
Hoe betrouwbaar is de voorraad van mijn leverancier?
Dat verschilt per leverancier en per artikel. Het is een stand op een moment, geen reservering. Bij courante artikelen werkt het prima, bij schaarse onderdelen loop je een reëel risico dat het net verkocht is.
Wat als een artikel toch niet leverbaar blijkt?
Bel of mail dezelfde dag met een alternatief of een realistische termijn. Klanten accepteren tegenslag, maar geen stilte. Zorg dat het proces daarvoor bestaat voordat je duizenden artikelen openzet.
Moet ik dit voor mijn hele assortiment aanzetten?
Nee. Begin bij groepen waar wachten geen probleem is en waar de marge het draagt. Uitbreiden kan altijd, terugdraaien nadat klanten teleurgesteld zijn, kost meer.
Werkt dit ook voor fietsen?
Voorzichtig zijn. Een fiets die bij de importeur staat, is een ander product dan een fiets die jij kunt laten proefrijden en afstellen. Voor modellen die je op bestelling levert, werkt een aanvraag beter dan een bestelknop.