Het probleem van twee losse voorraden
In de winkel gaat het laatste exemplaar weg, en tien minuten later bestelt iemand datzelfde artikel online. Je moet bellen, je annuleert de order, en de klant onthoudt dat.
Omgekeerd gebeurt het net zo goed: een online order wordt niet afgeboekt in de winkel, dus je verkoopper personeel denkt dat er nog voorraad is. Zolang die twee systemen los staan, blijft dit terugkomen.
Wat een koppeling oplost
De kern is één voorraadstand die beide kanten bijwerkt. Verkoop je in de winkel, dan daalt de webshopvoorraad direct, en andersom.
Daarnaast neem je artikelen en prijzen mee, zodat je ze op één plek beheert. En je krijgt inzicht: welk product verkoopt online goed en in de winkel niet, en waar zit je werkelijke omzet per artikel over beide kanalen heen.
Wat je er nog meer mee kunt
Zodra de voorraad per locatie bekend is, kun je dingen aanbieden die klanten echt willen. Tonen in welke winkel iets ligt. Online reserveren en in de winkel passen of bekijken. Bestellen en afhalen.
Dat zijn de functies waarmee een fysieke winkel zich juist onderscheidt van een pure webshop. Zonder kassakoppeling zijn ze niet betrouwbaar te bouwen, want dan beloof je voorraad die je niet kunt garanderen.
Waar het technisch op vastloopt
Op twee dingen meestal. Ten eerste: artikelen die in de kassa anders heten of anders genummerd zijn dan in de webshop. Zonder een eenduidige sleutel per artikel kun je niets koppelen, en dat opschonen is vaak het echte werk.
Ten tweede: kassasystemen die geen open koppeling bieden. Sommige leveranciers bieden een API, andere alleen een periodieke export. Met dat laatste kun je werken, maar dan is realtime voorraad niet haalbaar en moet je verwachtingen bijstellen.
Realtime of periodiek
Voorraad wil je zo dicht mogelijk bij realtime, want daar zit de pijn. Artikelgegevens en prijzen kunnen prima elk kwartier of een keer per nacht.
Is realtime niet haalbaar met jouw kassa, dan is een veelgebruikte tussenoplossing om een buffer aan te houden: je toont online één stuk minder dan er ligt, zodat de laatste verkoop in de winkel je niet direct in de problemen brengt.
Wat het kost
Bestaat er een kant-en-klare koppeling voor jouw kassa en je webshopplatform, dan is dit een overzichtelijk project. Moet het via een tussenlaag omdat je kassa alleen exports levert, dan loopt het op.
De grootste variabele is niet de techniek maar de staat van je artikelbestand. Als de nummering in beide systemen gelijk is, gaat het snel. Zo niet, reken dan op een opschoonronde vooraf.
Waar wij zouden beginnen
Met tellen hoe vaak je nu een online order moet annuleren wegens voorraad. Dat cijfer is meestal hoger dan verwacht en het maakt de businesscase in één klap concreet.
Daarna kijken we welke koppelmogelijkheid je kassa biedt. Dat bepaalt of we naar realtime kunnen of dat we het met een buffer en periodieke synchronisatie oplossen.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met elk kassasysteem?
Als je kassa een API of een export biedt, is er vrijwel altijd iets mogelijk. De vraag is of realtime haalbaar is of dat we met periodieke synchronisatie werken. Dat verschilt sterk per leverancier.
Kan ik voorraad per winkel tonen?
Ja, mits je kassasysteem voorraad per locatie bijhoudt. Dat is een van de meest gewaardeerde functies voor klanten, omdat ze dan weten of het zin heeft om langs te komen.
Wat als mijn artikelnummers niet overeenkomen?
Dan is dat de eerste stap. We maken een koppeltabel of we brengen de nummering gelijk. Dat is eenmalig werk en het bepaalt of alles daarna soepel loopt.
Hoelang duurt zo’n traject?
Bij een gangbare kassa met een goede API en een schoon artikelbestand gaat het om weken, niet maanden. Ligt er een opschoonronde voor, dan komt die tijd erbij. We brengen dat vooraf in kaart.