Wat een koppeling overneemt
Een verzendkoppeling haalt de bestellingen uit je webshop, maakt daar verzendlabels van, stuurt de volgcode terug naar de bestelling en informeert de klant. Bij de meeste partijen hoort daar ook een retourlabel bij en een overzicht van wat er onderweg is.
De tijdwinst zit niet alleen in het label. Het overtypen van adressen is de belangrijkste bron van bezorgfouten, en die kosten per geval veel meer dan de minuut die het maken van het label duurde.
Rechtstreeks of via een verzendplatform
Je kunt per vervoerder een directe koppeling gebruiken, of een verzendplatform dat meerdere vervoerders bundelt. Rechtstreeks is meestal goedkoper en eenvoudiger als je bij één partij blijft.
Een verzendplatform verdient zich terug zodra je met meer dan één vervoerder werkt, of wilt kunnen wisselen zonder je proces te herbouwen. Het geeft ook onderhandelingsruimte, omdat je tarieven kunt vergelijken zonder de koppeling opnieuw te bouwen.
Wat je vooraf moet bepalen
Welke verzendmethoden je aanbiedt en welke daarvan bij welke vervoerder horen. Wat er gebeurt bij pakketten die buiten de standaardmaten vallen. Vanaf welk gewicht of formaat een zending anders behandeld wordt. En of je naar het buitenland verstuurt, want dan komen douanegegevens erbij.
Die keuzes bepalen de instellingen, en ze veranderen zelden. Een half uur nadenken vooraf voorkomt maanden van uitzonderingen handmatig oplossen.
De statussen die terug moeten komen
Een koppeling die alleen labels maakt, is een half werkende koppeling. Wat je wilt is dat de bestelling in je webshop de status meekrijgt: verzonden, onderweg, bezorgd, of niet bezorgd.
Dat is wat de vraag "waar is mijn bestelling" wegneemt, en wat je in staat stelt om bij problemen te reageren voordat de klant belt. Controleer bij de keuze van een koppeling dus niet alleen wat hij naar de vervoerder stuurt, maar ook wat hij terugbrengt.
Retouren horen erbij
Een retourlabel dat de klant zelf kan aanvragen, scheelt aan beide kanten werk. Bij de meeste verzendpartijen kan dat als onderdeel van dezelfde koppeling, met een portaal waar de klant zijn retour aanmeldt.
Zorg dat de retour ook terugkomt in je webshop en in je voorraad. Een retour die alleen bij de vervoerder bekend is, moet je alsnog handmatig verwerken, en dan heb je de koppeling voor de helft gebruikt.
Waar het bij meerdere vervoerders misgaat
Zodra je met twee of meer vervoerders werkt, moet iets bepalen welke zending waar naartoe gaat. Doe je dat handmatig, dan blijft het handwerk dat je wilde weghalen.
Regel daarom regels: op gewicht, op formaat, op bestemming of op de gekozen verzendmethode. En test die regels met de uitzonderingen, niet met het standaardpakket, want daar gaan ze stuk.
Wat het kost en wanneer het loont
De koppeling zelf is vaak een maandbedrag per shop, soms met een bedrag per zending. Dat is te overzien; de vraag is vanaf welk volume het zich terugverdient.
Een praktische rekensom: hoeveel minuten kost een zending nu, hoeveel zendingen doe je per week, en wat kost een bezorgfout. Bij enkele zendingen per week is handmatig verdedigbaar. Vanaf enkele tientallen per week is de koppeling vrijwel altijd goedkoper dan de tijd die hij vervangt.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met elke webshop?
De grote platforms worden door vrijwel alle verzendpartijen ondersteund, meestal met een kant-en-klare uitbreiding. Bij maatwerk of een minder gangbaar platform loopt het via de API, en dan is het een kwestie van bouwen in plaats van installeren.
Kan ik meerdere vervoerders combineren?
Ja, en dat is gebruikelijk zodra je verschillende formaten of bestemmingen hebt. Regel dan wel vooraf welke zending naar welke vervoerder gaat, anders verplaatst het handwerk zich alleen maar.
Krijgt de klant automatisch een volgcode?
Als de koppeling de code terugstuurt naar de bestelling wel. Dat is precies het onderdeel dat je moet controleren bij de keuze, want niet elke koppeling doet het even volledig.
Wat gebeurt er als de koppeling uitvalt?
Dan stopt hij meestal stil: er komen geen labels meer en er gaan geen statussen terug. Daarom is het verstandig om te controleren op doorvoer, dus of er vandaag daadwerkelijk zendingen zijn aangemaakt, in plaats van te vertrouwen op een groen vinkje.