Webshop koppelen aan Exact Online

Webshop koppelen aan Exact Online: het korte antwoord

Je webshop koppelen aan Exact Online betekent dat je shop en je boekhouding automatisch gegevens uitwisselen via een koppeling (een API-verbinding). Een bestelling in de webshop wordt zonder handwerk een order en factuur in Exact, en je voorraad blijft overal gelijk.

Het resultaat: geen bestellingen meer overtikken, geen verschil tussen je shop en je administratie, en ruimte om te groeien zonder extra administratieve last. Dat werkt vanaf elk gangbaar platform: PrestaShop, CCV Shop, Shopware, WooCommerce, Shopify en Magento, en zowel met Exact Online als met Exact Globe.

Wat je precies synchroniseert

Een koppeling met Exact Online draait om een paar kernstromen. Bestellingen lopen automatisch van je webshop naar Exact als order en factuur. Voorraadstanden worden realtime gelijkgehouden, zodat je nooit meer verkoopt dan je hebt.

Daarnaast synchroniseer je klantgegevens (inclusief B2B-klanten), prijzen en eventueel betaalstatussen. Welke stromen je precies nodig hebt, stemmen we af op jouw administratie. Niet elke shop heeft alles nodig; we kijken naar wat in jouw geval echt waarde toevoegt.

Exact Online of Exact Globe?

Exact kent twee bekende varianten. Exact Online is de cloudversie, die je via een moderne API koppelt; dat is voor de meeste webshops de standaard en het eenvoudigst te integreren. Exact Globe is de lokale, geïnstalleerde versie, die vaak via een tussenlaag wordt gekoppeld.

Beide zijn koppelbaar. Welke jij gebruikt, bepaalt de aanpak en deels de kosten. Twijfel je welke variant je hebt of wat slim is, dan kijken we daar in de intake samen naar.

Wat je platform bepaalt aan de koppeling

De grootste scheidslijn loopt niet tussen de platformen onderling maar tussen open en gesloten systemen. Bij een open platform als PrestaShop, WooCommerce, Magento of Shopware heb je toegang tot de code en de database. Je kunt een bestaande module gebruiken of precies bouwen wat je nodig hebt, en je kiest zelf waar de koppeling draait.

Bij een gesloten platform als CCV Shop, Shopify of Lightspeed werk je met wat de leverancier via zijn API beschikbaar stelt. Dat is meestal ruim voldoende voor orders, voorraad en klanten, maar de grenzen liggen vast: wat de API niet biedt, kun je niet omzeilen. Dat is geen bezwaar, het bepaalt alleen vooraf wat wel en niet kan.

PrestaShop koppelen aan Exact Online

PrestaShop is open source, dus een koppeling kan via een module in de shop of via een tussenlaag die buiten de shop draait. Wij kiezen meestal het tweede: een module leeft mee met elke update van de shop, terwijl een tussenlaag los blijft staan en dus minder vaak breekt.

Twee dingen vragen bij PrestaShop extra aandacht. De eerste is de versie: veel shops draaien nog op een oudere uitgave, en die bepaalt welke gegevens via de webservice beschikbaar zijn. De tweede zijn producten met combinaties, waar maat en kleur eigen voorraadregels hebben; die moeten in Exact op de juiste artikelen uitkomen, anders klopt je voorraad wel in aantal maar niet per variant.

CCV Shop koppelen aan Exact Online

CCV Shop is een gesloten platform met een eigen API. Een koppeling loopt daar dus altijd van buitenaf: een tussenlaag haalt bestellingen op, schrijft ze weg in Exact en zet voorraad en prijzen terug.

Dat werkt goed en heeft een prettig gevolg: er hoeft niets in je shop geïnstalleerd te worden, dus een update van CCV Shop kan de koppeling niet stukmaken. De keerzijde is dat je gebonden bent aan wat hun API aanbiedt. Wil je bijvoorbeeld klantspecifieke prijzen of afwijkende facturatie, controleer dan vooraf of dat via de API beschikbaar is; dat is precies het soort vraag dat je beter vóór de bouw beantwoordt dan erna.

Shopware koppelen aan Exact Online

Shopware is opgezet rond zijn API, wat een koppeling technisch gezien het meest voorspelbaar maakt van alle platformen die we tegenkomen. Bestellingen, klanten en voorraad zijn goed benaderbaar, en er is een duidelijk onderscheid tussen de winkel en de beheerkant.

Waar het bij Shopware interessant wordt, is B2B. Klantgroepen, staffelprijzen en afspraken per klant zijn er ingebouwd, en dat is precies de informatie die in Exact al vastligt. Een koppeling kan die twee gelijk houden, zodat een zakelijke klant online dezelfde prijs ziet als in zijn contract. Dat is de meest waardevolle en meteen ook de meest bewerkelijke stroom, want prijsafspraken zijn zelden zo eenvoudig als ze klinken.

Hoe de koppeling technisch werkt

De koppeling draait via een tussenlaag (middleware) die de gegevens tussen je webshop en Exact Online vertaalt en bewaakt. Die laag heeft een wachtrij, duidelijke regels bij conflicten en een logboek, zodat elke synchronisatie te volgen is.

Valt er iets even uit, bijvoorbeeld doordat Exact kort onbereikbaar is, dan wordt de poging automatisch opnieuw gedaan. Zo gaat er geen order verloren. Wil je begrijpen wat zo een verbinding precies is, lees dan onze uitleg over wat een API-koppeling is.

Wat het oplevert

De winst is direct merkbaar. Je bespaart de uren die je nu kwijt bent aan overtikken, en je voorkomt de fouten die daarbij horen. Je voorraad klopt, dus geen nee-verkopen en geen teleurgestelde klanten.

En misschien wel het belangrijkst: je kunt groeien zonder dat je administratie meegroeit in werk. Meer bestellingen betekent niet meer overtikken, maar simpelweg meer omzet die vanzelf goed in je boekhouding belandt. Dat is precies waar een koppeling zich terugverdient.

Standaardkoppeling of maatwerk?

Voor veelvoorkomende situaties bestaat een standaardkoppeling tussen Exact Online en de gangbare webshopplatformen. Die is sneller in te richten en relatief voordelig, en dekt de meeste behoeften prima af.

Heb je bijzondere wensen, zoals B2B-prijsafspraken, staffels, meerdere magazijnen of afwijkende facturatie, dan is maatwerk de betere keuze. Dan bouwen we de koppeling precies op jouw processen. We adviseren altijd eerlijk wat in jouw situatie loont, standaard of maatwerk.

Waar je op moet letten

Let bij een Exact-koppeling op een paar dingen. Spreek vooraf duidelijk af welke gegevens leidend zijn: bepaalt je webshop of je Exact de voorraad? Heldere regels voorkomen conflicten. Let ook op de foutafhandeling: een goede koppeling logt en herstelt zelf.

En denk aan onderhoud: Exact en je webshop krijgen updates, dus een koppeling vraagt af en toe aandacht. Controleer daarbij niet of de koppeling aan staat maar of er vandaag werkelijk iets doorheen is gegaan; een verbinding die stilvalt doet dat zonder foutmelding. Laat het bouwen door een partij die zowel de techniek als je boekhoudproces begrijpt.

Veelgestelde vragen