Webshop koppelen aan Exact Online

Je webshop koppelen aan Exact Online betekent dat je shop en je boekhouding automatisch gegevens uitwisselen via een koppeling (een API-verbinding). Een bestelling in de webshop wordt zonder handwerk een order en factuur in Exact, en je voorraad blijft overal gelijk.

Het resultaat: geen bestellingen meer overtikken, geen verschil tussen je shop en je administratie, en ruimte om te groeien zonder extra administratieve last. We koppelen zowel Exact Online als Exact Globe aan Shopify, WooCommerce en Magento.

Een koppeling met Exact Online draait om een paar kernstromen. Bestellingen lopen automatisch van je webshop naar Exact als order en factuur. Voorraadstanden worden realtime gelijkgehouden, zodat je nooit meer verkoopt dan je hebt.

Daarnaast synchroniseer je klantgegevens (inclusief B2B-klanten), prijzen en eventueel betaalstatussen. Welke stromen je precies nodig hebt, stemmen we af op jouw administratie. Niet elke shop heeft alles nodig; we kijken naar wat in jouw geval echt waarde toevoegt.

Exact kent twee bekende varianten. Exact Online is de cloudversie, die je via een moderne API koppelt; dat is voor de meeste webshops de standaard en het eenvoudigst te integreren. Exact Globe is de lokale, geïnstalleerde versie, die vaak via een tussenlaag wordt gekoppeld.

Beide zijn koppelbaar. Welke jij gebruikt, bepaalt de aanpak en deels de kosten. Twijfel je welke variant je hebt of wat slim is, dan kijken we daar in de intake samen naar.

De koppeling draait via een tussenlaag (middleware) die de gegevens tussen je webshop en Exact Online vertaalt en bewaakt. Die laag heeft een wachtrij, duidelijke regels bij conflicten en een logboek, zodat elke synchronisatie te volgen is.

Valt er iets even uit, bijvoorbeeld doordat Exact kort onbereikbaar is, dan wordt de poging automatisch opnieuw gedaan. Zo gaat er geen order verloren. Wil je begrijpen wat zo’n verbinding precies is, lees dan onze uitleg over wat een API-koppeling is.

De winst is direct merkbaar. Je bespaart de uren die je nu kwijt bent aan overtikken, en je voorkomt de fouten die daarbij horen. Je voorraad klopt, dus geen nee-verkopen en geen teleurgestelde klanten.

En misschien wel het belangrijkst: je kunt groeien zonder dat je administratie meegroeit in werk. Meer bestellingen betekent niet meer overtikken, maar simpelweg meer omzet die vanzelf goed in je boekhouding belandt. Dat is precies waar een koppeling zich terugverdient.

Voor veelvoorkomende situaties bestaat een standaardkoppeling tussen Exact Online en de gangbare webshopplatformen. Die is sneller in te richten en relatief voordelig, en dekt de meeste behoeften prima af.

Heb je bijzondere wensen, zoals B2B-prijsafspraken, staffels, meerdere magazijnen of afwijkende facturatie, dan is maatwerk de betere keuze. Dan bouwen we de koppeling precies op jouw processen. We adviseren altijd eerlijk wat in jouw situatie loont, standaard of maatwerk.

Let bij een Exact-koppeling op een paar dingen. Spreek vooraf duidelijk af welke gegevens leidend zijn: bepaalt je webshop of je Exact de voorraad? Heldere regels voorkomen conflicten. Let ook op de foutafhandeling: een goede koppeling logt en herstelt zelf.

En denk aan onderhoud: Exact en je webshop krijgen updates, dus een koppeling vraagt af en toe aandacht. Laat het daarom bouwen door een partij die zowel de techniek als je boekhoudproces begrijpt. Dan draait het jarenlang betrouwbaar.