Online werkplaatsplanning voor je garage

Waarom de werkplaatsagenda online moet

Wie een garage belt, belt tijdens werktijd, en dan staat de monteur aan de brug en de balie aan de telefoon met een andere klant. Het gevolg is een voicemail, een terugbelbriefje en een klant die intussen elders boekt. Een online agenda neemt precies de afspraken over die goed te plannen zijn: APK, onderhoud, banden wisselen, airco en kleine reparaties met een bekende duur.

De winst zit niet alleen in minder telefoon. Online afspraken komen ook binnen op momenten dat je dicht bent, en ze komen binnen met de gegevens die je nodig hebt. Mits je de agenda zo inricht dat hij de werkplaats begrijpt.

Het kenteken als begin van elke afspraak

Laat de klant beginnen met zijn kenteken. Via de open data van de RDW haal je daarmee merk, type, datum van eerste toelating, brandstof en de vervaldatum van de APK op. De klant hoeft dat niet in te typen en jij krijgt geen afspraak voor een auto die niet bestaat of verkeerd is gespeld.

Die vervaldatum is meer waard dan hij lijkt. Je ziet bij het boeken of een onderhoudsbeurt en een APK kunnen worden gecombineerd, en je kunt de klant later op het juiste moment een herinnering sturen. Daarmee wordt een eenmalige afspraak een terugkerende klant.

Capaciteit per soort klus, niet per uur

De meeste online agenda's denken in tijdvakken van een half uur. Een werkplaats denkt in klussen: een APK van een uur, een grote beurt van drie uur, banden wisselen van twintig minuten, uitlijnen dat alleen kan op de brug met de uitlijnapparatuur. Een agenda die dat niet weet, boekt twee grote beurten op één brug of zet een APK op een moment dat de keurmeester er niet is.

Richt de agenda daarom in per soort klus: de duur, welke brug of apparatuur nodig is, en hoeveel van die klussen er per dag passen. Houd ruimte vrij voor spoed en voor klanten die bellen. En maak onderscheid tussen wachten en brengen: wie wacht, vraagt een vast tijdstip, wie de auto brengt, geeft je de hele dag.

Koppelen aan je planbord

Een online agenda naast je planbord is dubbele administratie en een garantie op dubbele boekingen. De afspraak hoort direct in de planning te landen die je werkplaats al gebruikt. Veel garagesoftware biedt daarvoor een koppeling, of een manier om beschikbaarheid op te vragen en afspraken te schrijven. Die koppeling moet twee kanten op werken: een telefonische afspraak op het planbord maakt het tijdvak online ook bezet.

Heeft je software geen koppeling, dan is een aanvraag de eerlijke tussenstap: de klant kiest een voorkeursmoment, de balie bevestigt binnen een paar uur. Minder direct, maar zonder beloftes die je planbord niet kan waarmaken.

Bevestigen, herinneren en opvolgen

Na het boeken hoort de klant meteen een bevestiging te krijgen met datum, tijd, adres en wat hij mee moet nemen. Een dag vooraf een herinnering scheelt lege plekken op de brug. Na afloop is een kort bericht met de vraag om een review het moment waarop tevreden klanten het makkelijkst reageren.

Voor de APK-herinnering op basis van de vervaldatum vraag je bij het boeken om toestemming. Dan weet de klant waar hij aan toe is en zit je met je berichten goed. Het is de eenvoudigste manier om ieder jaar dezelfde auto terug te zien.

Wat je niet online moet zetten

Niet elke klus past in een vast tijdvak. Een storing zonder duidelijke oorzaak, schade, een klacht over een geluid of een auto die niet start, vragen eerst om een gesprek of een diagnose. Zet die als aanvraag op de site, met een formulier voor kenteken, omschrijving en een foto, en bel de klant terug.

Zet ook niet elke minuut van de dag open. Een agenda die vol lijkt, overtuigt meer dan een agenda die leeg is, en een werkplaats die altijd ruimte houdt voor spoed, maakt de klanten van vandaag niet boos voor die van morgen.

Veelgestelde vragen