Nemen jullie nieuwe patiënten aan? Zeg het meteen
Het is de meest gestelde vraag aan elke praktijk, en op de meeste praktijksites staat het antwoord nergens. Zet het op de homepage, boven de vouw, in één zin. Ook als het antwoord nee is, want dan bespaar je jezelf en de beller een telefoontje.
Neem je wel patiënten aan, laat dan direct een inschrijfformulier volgen. Vraag alleen wat je nodig hebt om iemand in te plannen: naam, geboortedatum, telefoonnummer, e-mail en of het om een gezin gaat. Verzekeringsgegevens en medische vragen komen bij de intake, niet op de site.
Schrijf ook op wat er na de inschrijving gebeurt: binnen hoeveel dagen jullie bellen, en of de eerste afspraak een kennismaking of meteen een controle is. Die ene alinea scheelt tientallen telefoontjes per maand.
Een afspraak maken zonder te bellen
Veel patiënten willen niet bellen tijdens werktijd, en de assistent staat ondertussen aan de stoel. Een online agenda die gekoppeld is aan je praktijksoftware lost dat aan twee kanten op. De meeste praktijkpakketten hebben een module voor online afspraken, of een koppeling die een bouwer kan gebruiken.
Kan dat niet, bouw dan een terugbelverzoek: naam, nummer, voorkeurstijd en de reden in één regel. Dat is beter dan een algemeen contactformulier waar ook sollicitaties en leveranciers op binnenkomen.
Spoed is een apart verhaal. Het telefoonnummer hoort bovenaan op elke pagina, en de regeling buiten openingstijden hoort op een eigen pagina met een duidelijke naam. Iemand met kiespijn op zaterdagavond leest geen menu door.
Angst wegnemen begint op de website
Een flink deel van de mensen die een tandarts zoekt, stelt dat al jaren uit. Die groep kiest de praktijk waar het minst eng uitziet. Foto's van het echte team, een rondleiding door de praktijk en een pagina over wat er bij een eerste bezoek gebeurt, doen meer dan een lijst behandelingen.
De tarieven in de tandheelkunde zijn landelijk vastgesteld, dus je hoeft niet te concurreren op prijs. Wel helpt het om uit te leggen hoe een rekening is opgebouwd, wat een controle ongeveer kost en wat de zorgverzekering doorgaans vergoedt. Onzekerheid over kosten is een van de redenen dat mensen wegblijven.
Schrijf dit alles in gewone taal. Behandelnamen mogen erbij staan, maar de bezoeker moet het zonder woordenboek kunnen volgen.
Gevonden worden op tandarts plus je plaats
Vrijwel al je zoekverkeer is "tandarts" plus plaats of wijk, en steeds vaker "tandarts nieuwe patiënten" plus plaats. Die zoekopdrachten win je met een compleet Google Bedrijfsprofiel: juiste categorie, openingstijden, foto's van de praktijk en recente reviews waar je op reageert.
Je site ondersteunt dat met een adrespagina met route en parkeren, gestructureerde gegevens die aan Google vertellen dat je een tandartspraktijk bent, en per behandeling een eigen pagina met eigen tekst. Werk je met een mondhygiënist of implantoloog in huis, dan verdient dat een eigen pagina, want daar wordt apart op gezocht.
Privacy en beveiliging zijn geen bijzaak
Alles wat een patiënt via je site invult, is medische informatie of leidt ernaar toe. Dat stelt eisen. Formulieren horen over een beveiligde verbinding te gaan, inzendingen horen niet als losse e-mail in een gedeelde mailbox te blijven staan, en een burgerservicenummer hoort nooit via een gewoon contactformulier.
Sluit een verwerkersovereenkomst met de partij die je site host en onderhoudt, en gebruik geen trackers of chatwidgets die gegevens naar derden sturen zonder toestemming. Een cookiebanner die netjes werkt, hoort daarbij. Het is geen ingewikkeld verhaal, maar het moet vooraf geregeld zijn en niet achteraf.
Wat een praktijksite niet nodig heeft
Geen stockfoto's van perfecte gebitten, geen tien pagina's met gekopieerde behandelbeschrijvingen, geen blog over poetsen die niemand in je plaats leest. Ook geen webshop met tandenborstels, tenzij je die echt verkoopt.
Een goede praktijksite is klein, snel en actueel. Het belangrijkste onderhoud is bijhouden of je nieuwe patiënten aanneemt, de openingstijden rond feestdagen en het team als er iemand bijkomt of vertrekt. Regel wie dat doet, anders staat over een jaar nog steeds de collega online die al lang weg is.
Veelgestelde vragen
Moet ik online afspraken aanbieden?
Als je praktijksoftware het ondersteunt, ja. Het ontlast de telefoon en patiënten plannen buiten werktijd. Kan het niet, dan is een kort terugbelverzoek het beste alternatief.
Welke gegevens mag ik via het inschrijfformulier vragen?
Wat nodig is om iemand in te plannen: naam, geboortedatum, contactgegevens. Medische vragen en het burgerservicenummer horen bij de intake in de praktijk, niet in een webformulier.
Wat kost een website voor een tandartspraktijk?
Een zakelijke website begint bij ons vanaf €2.000. De prijs hangt vooral af van de koppeling met je praktijksoftware voor online afspraken en van het aantal behandelpagina's.
Hoe kom ik hoger op "tandarts" plus mijn plaats?
Met een compleet Google Bedrijfsprofiel, recente reviews, een adrespagina met route en gestructureerde gegevens op je site. Zeg ook op je site en in je profiel of je nieuwe patiënten aanneemt.
Heb ik een verwerkersovereenkomst nodig met mijn websitebouwer?
Als je bouwer of hoster toegang heeft tot formulierinzendingen of patiëntgegevens, ja. Regel dat bij de start van het project, samen met een beveiligde verbinding en een cookiebanner die klopt.