Waarom mail strenger wordt beoordeeld dan vroeger
Omdat het lange tijd te makkelijk was om te doen alsof je iemand anders was. Iedereen kon een bericht versturen dat eruitzag alsof het van jouw bedrijf kwam, en daar is jarenlang misbruik van gemaakt.
De grote mailproviders hebben hun eisen daarom aangescherpt. Kun je niet aantonen dat een bericht echt namens jouw domein verstuurd mag worden, dan gaat het naar de ongewenste map of het wordt geweigerd. Dat raakt ook eerlijke afzenders die hun instellingen niet op orde hebben.
De drie afkortingen, in gewone taal
SPF is een lijst van servers die namens jouw domein mail mogen versturen. Staat de verzendende server er niet op, dan is dat verdacht.
DKIM is een digitale handtekening onder je bericht, waarmee de ontvanger kan controleren dat het onderweg niet is aangepast. DMARC bepaalt wat er moet gebeuren als een van beide niet klopt: doorlaten, in de spam zetten of weigeren. Zonder DMARC beslist elke provider zelf, en dat pakt vaak ongunstig uit.
De veelgemaakte fout: vergeten afzenders
De meeste bedrijven versturen vanaf meer plekken dan ze denken. Je mailprogramma, je website (contactformulieren en bestelbevestigingen), je nieuwsbriefsysteem, je boekhoudpakket dat facturen stuurt, en soms je CRM.
Elk daarvan moet in je SPF staan. Vergeet je er een, dan komt precies dat type bericht niet aan, en dat merk je pas als iemand belt dat hij zijn factuur nooit heeft ontvangen. Begin daarom altijd met een inventarisatie van alle systemen die namens jou mailen.
Waarom je website hierbij hoort
Formuliermeldingen en bestelbevestigingen worden door je website verstuurd, en die verstuurt standaard vanaf de server waarop hij draait. Dat is zelden een server die in je SPF staat.
De nette oplossing is je site laten versturen via dezelfde mailomgeving als je gewone post, met een geverifieerde afzender. Dat lost in een keer op dat bestelbevestigingen in de spam belanden, wat klanten laat denken dat hun bestelling niet is doorgekomen.
Als er ooit misbruik is geweest
Wordt er via jouw server ongevraagd mail verstuurd, dan kan het adres van die server op een zwarte lijst belanden. Vanaf dat moment komt ook je gewone zakelijke post niet meer aan, terwijl er aan jouw kant niets veranderd lijkt.
Herstel bestaat uit twee delen: de oorzaak wegnemen en daarna verwijdering aanvragen bij de partijen die zo’n lijst bijhouden. Dat tweede gaat niet vanzelf en kost een paar dagen, dus stel het niet uit.
Hoe je ziet of het goed staat
Er zijn gratis controlepagina’s waar je je domein invult en direct ziet welke van de drie ontbreken. Dat geeft binnen een minuut een eerste beeld.
Beter is DMARC-rapportage aanzetten. Je krijgt dan periodiek een overzicht van wie er namens jouw domein mailt, inclusief systemen die je vergeten was en pogingen van derden om jouw naam te gebruiken. Dat is de enige manier om zeker te weten dat je niets over het hoofd ziet.
De volgorde van invoeren
Begin niet met de strengste instelling. Zet eerst SPF en DKIM goed voor alle systemen die namens jou mailen, en zet DMARC op de mildste stand met rapportage aan.
Controleer een paar weken de rapporten, vul aan wat er ontbreekt en verscherp pas daarna. Wie meteen op de strengste stand gaat staan, blokkeert zijn eigen facturen. Wij richten dit in en houden de rapportage in de gaten tot het rustig is.
Veelgestelde vragen
Waarom komt mijn mail ineens in de spam terwijl het jaren goed ging?
Meestal doordat de eisen van de grote providers zijn aangescherpt. Wat jarenlang werd doorgelaten wordt nu geweigerd. Je hebt dan zelf niets veranderd; de norm is veranderd.
Heb ik DMARC echt nodig?
Voor betrouwbare bezorging naar de grote providers is het inmiddels praktisch noodzakelijk, en het beschermt je merknaam tegen misbruik. Begin mild met rapportage en verscherp daarna.
Mijn webformulier komt niet aan, hoe kan dat?
Vrijwel altijd doordat de site verstuurt vanaf de webserver in plaats van via je mailomgeving. Dat los je op door de site via een geverifieerde afzender te laten versturen.
Kan ik dit zelf instellen?
De records zelf zijn een kwestie van een paar regels in je DNS. Het lastige is compleet krijgen welke systemen namens jou mailen; daar gaat het meestal mis. De controle vooraf is bij ons gratis.